Kiedy trzeba złożyć wniosek o białe certyfikaty, żeby nie stracić możliwości ich uzyskania?

Wniosek o wydanie świadectwa efektywności energetycznej, potocznie nazywanego białym certyfikatem, należy złożyć przed rozpoczęciem przedsięwzięcia służącego poprawie efektywności energetycznej. Jest to najważniejsza zasada, od której zależy możliwość uzyskania wsparcia. Jeżeli inwestor rozpocznie realizację przedsięwzięcia zbyt wcześnie, późniejsze złożenie wniosku co do zasady nie przywróci prawa do otrzymania certyfikatów.

W praktyce problem polega na ustaleniu, co należy uznać za rozpoczęcie przedsięwzięcia. Nie zawsze jest nim bowiem fizyczne rozpoczęcie prac w zakładzie, demontaż urządzeń albo wejście wykonawcy na plac budowy. Utrata możliwości uzyskania białych certyfikatów może nastąpić już wcześniej, na przykład w chwili podpisania wiążącej umowy z wykonawcą lub złożenia nieodwołalnego zamówienia na urządzenia.

Sprawdź ➡ białe certyfikaty jak uzyskać?

Wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem przedsięwzięcia

Zgodnie z ustawą o efektywności energetycznej świadectwo efektywności energetycznej może zostać wydane dla planowanego przedsięwzięcia, którego realizacja doprowadzi do uzyskania oszczędności energii. Mechanizm białych certyfikatów ma stanowić zachętę do wykonania inwestycji, dlatego inwestor powinien wystąpić o certyfikat, zanim podejmie zobowiązanie przesądzające o realizacji projektu.

Bezpieczną kolejnością jest najpierw przygotowanie audytu efektywności energetycznej, następnie złożenie kompletnego wniosku do Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, a dopiero później zawarcie wiążących umów i rozpoczęcie realizacji inwestycji.

Nie należy odkładać złożenia wniosku do momentu rozpoczęcia robót. Sam fakt, że urządzenia nie zostały jeszcze zamontowane, nie oznacza, że przedsięwzięcie nie zostało rozpoczęte w rozumieniu zasad dotyczących białych certyfikatów.

Co może zostać uznane za rozpoczęcie inwestycji?

Za rozpoczęcie przedsięwzięcia można uznać podjęcie pierwszego prawnie wiążącego zobowiązania, które powoduje, że realizacja inwestycji staje się faktycznie przesądzona albo trudna do odwrócenia. Znaczenie ma zatem nie tylko rozpoczęcie prac budowlanych lub montażowych, ale również wcześniejsze czynności umowne.

Ryzyko utraty możliwości uzyskania świadectwa może powstać między innymi w przypadku:

• podpisania wiążącej umowy z generalnym wykonawcą, firmą instalacyjną lub dostawcą technologii;
• złożenia nieodwołalnego zamówienia na urządzenia, maszyny, źródła ciepła, systemy sterowania albo inne elementy objęte przedsięwzięciem;
• rozpoczęcia robót budowlanych, montażowych, modernizacyjnych lub instalacyjnych;
• podpisania umowy leasingu albo umowy dostawy, która bezpośrednio przesądza o realizacji przedsięwzięcia;
• wpłacenia zaliczki na podstawie wiążącej umowy, jeżeli jej zawarcie oznacza rozpoczęcie realizacji inwestycji;
• podjęcia innego nieodwracalnego zobowiązania, które uniemożliwia rezygnację z projektu bez istotnych konsekwencji prawnych lub finansowych.

Każdy przypadek należy oceniać indywidualnie. Decydujące znaczenie ma treść dokumentów i rzeczywisty charakter zobowiązania, a nie wyłącznie jego nazwa. Dokument określony jako list intencyjny może być niewiążący, ale może również zawierać postanowienia, które faktycznie zobowiązują strony do realizacji inwestycji.

Czy samo podpisanie umowy powoduje utratę prawa do certyfikatów?

Podpisanie umowy może oznaczać rozpoczęcie przedsięwzięcia, jeżeli umowa zobowiązuje inwestora do wykonania prac, zakupu urządzeń lub realizacji dostawy będącej częścią projektu. Szczególnie ryzykowne są umowy, od których inwestor nie może swobodnie odstąpić albo których rozwiązanie wiąże się z karami, utratą zaliczki lub innymi istotnymi kosztami.

Nie każda umowa podpisana przed złożeniem wniosku automatycznie wyklucza uzyskanie białych certyfikatów. Umowa dotycząca przygotowania audytu, dokumentacji technicznej, analizy opłacalności lub projektu koncepcyjnego może mieć charakter przygotowawczy. Powinna jednak wyraźnie oddzielać etap analityczny od właściwego wykonania inwestycji.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy przed złożeniem wniosku inwestor podpisuje umowę obejmującą dostawę urządzeń, wykonanie robót albo kompleksową realizację modernizacji. W takim przypadku Prezes URE może uznać, że przedsięwzięcie zostało rozpoczęte przed dniem złożenia wniosku.

Czy można wcześniej przygotować audyt i dokumentację?

Przed złożeniem wniosku można podejmować czynności przygotowawcze, które nie przesądzają jeszcze o wykonaniu inwestycji. Co więcej, przygotowanie audytu efektywności energetycznej jest z reguły konieczne, ponieważ na jego podstawie określa się zakres przedsięwzięcia oraz przewidywaną oszczędność energii.

Do czynności przygotowawczych można zwykle zaliczyć:

• wykonanie audytu efektywności energetycznej;
• opracowanie koncepcji technicznej lub studium wykonalności;
• wykonanie pomiarów i inwentaryzacji energetycznej;
• przygotowanie dokumentacji projektowej;
• uzyskanie ofert od potencjalnych wykonawców;
• przeprowadzenie rozeznania rynku lub postępowania zakupowego, o ile nie prowadzi ono jeszcze do zawarcia wiążącej umowy;
• uzyskanie wymaganych decyzji administracyjnych, pozwoleń lub uzgodnień.

Czynności te powinny służyć analizie i przygotowaniu przedsięwzięcia, a nie stanowić jego faktycznej realizacji. Szczególną ostrożność należy zachować podczas prowadzenia przetargu lub zapytania ofertowego. Sam wybór wykonawcy może nie przesądzać o rozpoczęciu inwestycji, ale podpisanie umowy po wyborze oferty może już stanowić wiążące zobowiązanie.

Czy liczy się data wysłania, czy data złożenia wniosku?

Dla zachowania właściwej kolejności kluczowe jest skuteczne złożenie wniosku do Prezesa URE przed rozpoczęciem przedsięwzięcia. Inwestor powinien posiadać dowód potwierdzający datę dokonania tej czynności, na przykład urzędowe poświadczenie przedłożenia dokumentu elektronicznego albo potwierdzenie nadania przesyłki zgodnie z właściwymi zasadami proceduralnymi.

Nie należy planować podpisania umowy wykonawczej tego samego dnia, w którym wysyłany jest wniosek. Taka sytuacja może wywołać wątpliwości co do kolejności zdarzeń. Znacznie bezpieczniej jest zachować wyraźny odstęp i rozpocząć zawieranie wiążących umów dopiero po uzyskaniu jednoznacznego potwierdzenia, że wniosek został skutecznie złożony.

Nie trzeba natomiast czekać z rozpoczęciem inwestycji do dnia wydania białego certyfikatu. Co do zasady wystarczające jest wcześniejsze złożenie prawidłowego wniosku. Rozpoczęcie realizacji przed uzyskaniem decyzji odbywa się jednak na ryzyko inwestora. Jeżeli wniosek okaże się niekompletny, przedsięwzięcie nie spełni wymagań ustawowych albo zadeklarowane oszczędności nie zostaną prawidłowo wykazane, certyfikat może nie zostać wydany.

Czy można złożyć wniosek po rozpoczęciu albo zakończeniu inwestycji?

Złożenie wniosku po rozpoczęciu przedsięwzięcia jest co do zasady spóźnione. Dotyczy to również sytuacji, w której inwestycja nie została jeszcze zakończona, ale inwestor podpisał już wiążącą umowę, zamówił urządzenia albo rozpoczął roboty.

Tym bardziej nie należy zakładać, że białe certyfikaty będzie można uzyskać po zakończeniu modernizacji. Mechanizm nie jest standardową refundacją poniesionych kosztów. Jego konstrukcja wymaga, aby możliwość uzyskania świadectwa była brana pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji inwestycyjnej.

Późniejsze sporządzenie audytu nie naprawia błędnej kolejności działań. Audyt wykonany po rozpoczęciu inwestycji może potwierdzić osiągnięte oszczędności, ale nie zmieni daty podpisania umów, złożenia zamówień ani rozpoczęcia prac.

Jak zaplanować harmonogram, żeby nie utracić prawa do świadectwa?

Procedurę warto rozpocząć jeszcze na etapie planowania inwestycji. Najpierw należy ustalić zakres modernizacji i sprawdzić, czy może ona przynieść oszczędność energii kwalifikującą się do systemu białych certyfikatów. Następnie wykonuje się audyt efektywności energetycznej oraz przygotowuje dokumenty wymagane do złożenia wniosku.

Dopiero po skutecznym złożeniu wniosku należy zawierać wiążące umowy na dostawę urządzeń i wykonanie prac. Wewnętrzny harmonogram zakupowy powinien uwzględniać ten warunek. Dotyczy to szczególnie dużych przedsiębiorstw, w których za audyt, pozyskanie finansowania, zakupy i realizację techniczną odpowiadają różne działy.

W dokumentacji wewnętrznej warto zachować potwierdzenie daty złożenia wniosku, kolejne wersje audytu, oferty wykonawców, protokoły z postępowania zakupowego oraz wszystkie umowy i zamówienia. Dokumenty te mogą mieć znaczenie przy wykazywaniu, że w chwili występowania o świadectwo inwestycja nie była jeszcze rozpoczęta.

Najczęstszy błąd: zbyt wczesne zamówienie urządzeń

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest podpisanie zamówienia na urządzenia przed zakończeniem przygotowywania dokumentacji do URE. Inwestorzy często zakładają, że skoro montaż nastąpi za kilka miesięcy, nadal mogą ubiegać się o białe certyfikaty. Tymczasem wiążące zamówienie może zostać potraktowane jako rozpoczęcie przedsięwzięcia.

Podobne ryzyko występuje wtedy, gdy inwestor najpierw zawiera umowę z wykonawcą, a dopiero później zleca audyt efektywności energetycznej. Prawidłowa kolejność powinna być odwrotna: audyt i wniosek muszą poprzedzać zobowiązania dotyczące właściwej realizacji projektu.

Nie należy również sztucznie dzielić jednej inwestycji na etapy tylko po to, aby część prac rozpoczętych przed złożeniem wniosku przedstawić jako odrębne przedsięwzięcie. Jeżeli poszczególne działania są technicznie, funkcjonalnie i ekonomicznie powiązane, mogą zostać ocenione jako jedna inwestycja.

Wniosek musi poprzedzać wiążącą decyzję inwestycyjną

Aby nie stracić możliwości uzyskania białych certyfikatów, wniosek należy skutecznie złożyć do Prezesa URE przed rozpoczęciem przedsięwzięcia. Nie powinno się wcześniej podpisywać wiążącej umowy wykonawczej, składać nieodwołalnego zamówienia na urządzenia ani rozpoczynać robót.

Przed złożeniem wniosku można natomiast przygotować audyt, dokumentację techniczną, analizy, oferty oraz wymagane pozwolenia, o ile działania te nie przesądzają jeszcze o realizacji inwestycji. Najbezpieczniejsza zasada brzmi: najpierw audyt i skuteczne złożenie wniosku, później umowy, zamówienia i prace.

Podstawą prawną procedury jest ustawa z 20 maja 2016 roku o efektywności energetycznej. Przy ocenie momentu rozpoczęcia konkretnego przedsięwzięcia należy brać pod uwagę aktualne brzmienie przepisów, treść zawartych dokumentów oraz bieżącą praktykę Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.